Petrovskoe-omr.ru

Петровское ОМР
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностные обязанности администратора офиса.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, детально описано, какую роль играет и какие обязанности выполняет администратор в организации. Именно из него можно понять, что собой представляет работа администратором, что входит в обязанности такого работника, нужен ли он организации или его можно заменить секретарем (иным специалистом). Согласно справочнику, основные задачи такого сотрудника:

  • прием и консультирование посетителей;
  • создание благоприятных условий для них;
  • прием претензий и заявлений от визитеров.

Во многих офисах в обязанности админа также входит планирование времени посещений, печать предварительной документации.

Кто такой администратор?

Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.

То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.

Кто может стать администратором?

В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.

Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.

Должностная инструкция администратора.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность администратора.

1.2. Администратор относится к категории специалистов.

1.3. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению _____________.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
— правила и методы организации обслуживания посетителей;
— виды оказываемых услуг;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы маркетинга и организации рекламы;
— планировку и порядок оформления помещений и витрин;
— основы эстетики и социальной психологии;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.

Читать еще:  Характеристика на администратора

1.6. Администратор подчиняется непосредственно ___________________________.

1.7. В период временного отсутствия администратора, его должностные обязанности возлагаются на ___________________.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

2.1. Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно- технические мероприятия.

2.6. Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролировать соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства предприятия.

2.11. Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции администратора, исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА.

Администратор имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному начальству о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению

3.3. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям и предусмотренным настоящей должностной инструкцией.

3.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей

3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).

3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Администратор несет ответственность за:

4.1. За ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.5. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.

4.6. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель
структурного подразделения:
________
(подпись)
_______________
(ФИО)
«____» _______ ____г.
Начальник
юридического отдела:
________
(подпись)
_______________
(ФИО)
«____» _______ ____г.
Администратор
с должностной инструкцией ознакомлен:
________
(подпись)
_______________
(ФИО)
«____» _______ ____г.
Читать еще:  Зачем и как стать инженером-робототехником

Скачать должностную инструкцию администратора в формате Word

Функции администратора офиса

Находясь на рабочем месте, данный специалист должен выполнять немалое количество возлагаемых на него задач:

  • Подготовка офиса.
  • Поддержание порядка.
  • Обслуживание посетителей.
  • Телефонное обслуживание.

Фактически количество функций может быть больше. Это зависит от списка должностных обязанностей администратора офиса в конкретном учреждении.

ГЛАВБУХ-ИНФО

Суббота
04 сентября 2021 г.

МРОТ:
Учетная ставка ЦБ:
12792 руб.
5,5%
  • Главная
  • О проекте
  • Услуги
  • Контакты
  • Реклама на сайте
  • Форум

Типовые бланки

  • Бухгалтерские
  • Кадровые
  • Юридические
  • Статистические
  • Экономические
  • Должностные инструкции

Полезности

  • Изменения с 2021 года
  • Изменения с 2020 года
  • Изменения с 2019 года
  • Изменения с 2018 года
  • Программные продукты
  • Подборка статей
  • Вопросы и ответы
  • Производственный календарь
  • ПБУ
  • Справочно
  • Законодательные документы
  • Экономический словарь
  • Корреспонденция счетов
  • Телефонные коды
  • МСФО
  • Аудит
  • Записи в трудовой книжке
  • Для г. Белгорода
  • Информация по 1С
  • Новости
  • Финансовые коэффициенты
  • Справочники
  • История бухучета

Бухгалтерский учет

  • Основные средства
  • Нематериальные активы
  • Товарно-материальные ценности
  • Затраты на производтво
  • Денежные средства
  • Расчеты с персоналом
  • Расчеты с бюджетом
  • Готовая продукция
  • Финансовые результаты
  • Капитал и резервы
  • Учетная политика
  • Учет и оплата труда

Налоговый учет

  • НДС
  • ЕСХН
  • УСНО
  • ЕНВД
  • НДФЛ
  • Страховые взносы
  • Взносы в ФСС
  • Налог на имущество
  • Водный налог
  • Земельный налог
  • Транспортный налог
  • Налог на прибыль
  • Налог на игорный бизнес
  • Акцизы
  • Налог на пользование полезными ископаемыми
  • Патентная система налогообложения

Управленческий учет

  • Проблемы организации управленческого учета на предприятиях
  • Сущность и назначение управленческого учета
  • Затраты, формирующие себестоимость продукции, работ, услуг
  • Системы учета затрат и калькулирования себестоимости
  • Анализ и принятие краткосрочных управленческих решений
  • Анализ и принятие долгосрочных инвестиционных решений
  • Планирование и бюджетирование

Классификаторы

  • ОКСМ
  • ОКВЭД [1.1]
  • ОКВЭД [2]
  • ОКВ
  • ОКДП
  • ОКЕИ
  • ОКФС
  • ОКОПФ
  • ОКУН
  • ОКОФ
  • ИНКОТЕРМС
  • ОКИН
  • ОКЭР
  • КСД
  • ОКСО

Разработка сайта:

Главный редактор:

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Форма одежды и деловая этика

Требования предъявляются не только к профессиональным умениям, но и к личностным качествам. Они заключаются в устойчивости к стрессу, опрятном внешнем виде, приятной внешности, умении красиво говорить и писать, доброжелательности, отзывчивости, честности.

Немаловажную роль играет внешний вид специалиста. Он должен быть презентабельным и аккуратным, чтобы вызывать со стороны посетителей доверие и симпатию.

Каким должен быть идеальный администратор? Ответ на вопрос – ниже на видео.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector