Petrovskoe-omr.ru

Петровское ОМР
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат:

  • либо приказ руководителя организации;
  • либо письменное заявление сотрудника.

На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации. Его можно оформить, например, так:

Если есть приказ, требовать от работника заявление о выдаче подотчетных сумм необязательно.

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

Оформлять новый подотчет можно даже в том случае, ели сотрудник не отчитался по предыдущим подотчетным суммам.

Если речь идет о выдаче аванса на командировку, то здесь есть один нюанс. Сумма аванса должна быть выдана с тем расчетом, чтобы покрыть затраты:

  • на проезд в командировку;
  • на наем жилья во время командировки;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).

Такой порядок предусмотрен статьей 168 ТК РФ.

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Читать еще:  Материнский капитал: гражданам РФ и не гражданам России.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Контроль качества принимаемых наличных

Кассир теперь дополнительно должен будет проверять платежеспособность наличных по требованиям п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособными считаются деньги, которые не содержат признаков подделки и повреждений, за исключением следующих:

  • банкноты — загрязнение, износ, надрывы, потертости, небольшие отверстия, проколы, надписи, пятна, оттиски штампов, отсутствие углов или краёв;
  • монеты — мелкие механические повреждения.

Если деньги повреждены, но всё ещё платежеспособны, кассир обязан их принять.

Купить у директора ТМЦ

Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.

Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.

НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ ( закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).

Читать еще:  Льготы и выплаты многодетным семьям в 2021 году через МФЦ

При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.

Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.

Все комментарии (5)

Прошу пересмотреть рекомендацию по расчетам с подотчетными лицами.

Рассмотрим два варианта ситуации приобретения работником в интересах предприятия шкафчика для документов:
Вариант 1: сначала работнику выдали 4 т.р., потом он купил шкафчик за 14 т.р., потом работнику возместили 10т.р.
Вариант 2: работник купил шкафчик за 10 т.р., потом работнику возместили 10тр.

Это вполне могут быть даже одинаковые шкафчики, просто в Варианте 2 работник нашел магазин с самыми низкими ценами.
Оба варианта имеют одинаковый экономический смысл (вплоть до суммы – работник сначала израсходовал своих денег 10тр, а потом ему их возместили).
И что, по варианту 1 надо применять счет 71, а по варианту 2 счет 73?
А как же пункт 6 ПБУ 1: «отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой)»?
Ну и принцип рациональности еще можно вспомнить.
Ведь отражение по сути одинаковых операций то по счету 73, то по счету 71 усложнит учет, а сравнивать это усложнение с пользой сложно, так как польза отсутствует (а если и найдется – то померкнет перед усложнением).
Одной из причин усложнения может быть то, что выдача денег в бухучете отражается обычно сразу же, а приобретение работником чего-то – по мере сдачи работником и обработки бухгалтером авансовых отчетов.
Вполне возможна ситуация: на момент выдачи работнику денег еще не было авансового отчета и выдачу денег отразили по счету 71, потом работник принес авансовый отчет и по приложенным документам стало видно, что нечто для предприятия куплено ДО получения денег под отчет. И что – исправлять выдачу денег, вносить исправления в РКО или перечисление по банку??

И в общем случае учет может даже исказиться от применения счетов 73 и 71 (если по одному работнику одновременно будет дебетовое сальдо по счету 73 и кредитовое по счету 71 и оба сальдо будут основаны на задачах покупки данным работником чего-то для предприятия).

Читать еще:  Материнский (семейный) капитал в Саратовской области в 2021 году

Прошу вернуться в рекомендациях к подходу «по старинке»: применять счет 71, даже если деньги работнику выданы после приобретения.

Татьяна, здравствуйте. На связи Ольга Шерст. Отвечаю на ваш Комментарий под нашей статьей. Вернуться к отражению сумм, не выданных в подотчет «по старинке», т.е. через счет 71 мы не можем.
Наше мнение, связанное с использованием счета 73 основано на том, что в Плане счетов, утвержденного Приказом МФ РФ №94н от 31.10.2000, указано: «Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.»
Ключевая фраза «по суммам, выданным им в под отчет», т.е. счет 71 используется если был аванс, выданный сотруднику. Если его не было, то нужно использовать другой счет. Это из прямого прочтения данного Приказа. На наш взгляд больше всего в этом случае подходит счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – этот порядок мы и изложили в статье. Некоторые даже используют счет 76.
При этом я с вами соглашусь, что в современном бухучете принцип рациональности и требование содержания над формой могут перевесить, если количество таких операций у вас в учете незначительно. И я не вижу здесь ошибки, если вы и в этом случае будете применять счет 71.
Но если в организации в основном операции, при которых деньги выдаются уже после отчета сотрудника, то на наш взгляд более корректным будет использовать счет 73.
Если говорить про 1С-автоматизацию таких операций, то да — использовать счет 71 – это более интересно и удобно.
Поэтому тут вопрос – как в учетной политике вы укажете порядок учета таких сумм. Например, можно указать так: «Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».
И еще план счетов был создан в 2000году и уже сейчас не обеспечивает полностью потребности бухгалтера. В тот момент еще действовал Порядок ведения кассовых операций, утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 № 18, который обязывал выдавать подотчетные авансы на все случаи жизни и не предусматривал компенсационного подхода. Думаю, этим и объясняется жесткое содержание инструкции к счету 71.
Спасибо вам за ваш комментарий и неравнодушие!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector